Бахмацька районна державна адміністрація Бахмацька РДА Чернігівської області

27 грудня начальник архівного відділу районної державної адміністрації Ірина Смаглюк взяла участь у засіданні колегії районної державної адміністрації, де звітувала з питання реалізації державної політики в архівній галузі району. 

З її слів, реалізацію державної політики в архівній галузі району забезпечують архівний відділ районної державної адміністрації, комунальна установа районної ради «Об’єднаний трудовий архів Бахмацького району», державні органи, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації усіх форм власності.

В архівному відділі зберігається 134 фонди управлінської документації  та 2 фонди особового походження. Всього - 136 фондів, у т.ч. фондів періоду незалежності - 40. У даних фондах зберігається 21511 справ постійного зберігання управлінської документації, 60 справ особового походження, 407 справ та 543 бокси тимчасового зберігання (виборча документація). Також налічується 2 фонди фотодокументів, в яких зберігається 460 одиниць обліку та 3 одиниці обліку відеодокументів.

Юридичних осіб - джерел формування НАФ, які передають документи до архівного відділу, налічується 41 установа.

Архівним відділом проводиться робота щодо своєчасного надходження документів на державне зберігання після закінчення граничних строків їх зберігання в архівних підрозділах юридичних осіб - джерел формування НАФ. Протягом року на державне зберігання надійшло 388 справ постійного зберігання управлінської документації за 2009-2019 роки, 58 справ та 447 боксів тимчасового зберігання з виборів Президента України. 

З метою створення колекції документів, які б мали історичну цінність, архівним відділом сформовано колекції документів виборчої кампанії Президента України (сформовано 11 справ) та виборчої кампанії народних депутатів України (сформовано 35 справ).

При архівному відділі діє експертна комісія. Її завданнями  є координація роботи з проведення експертизи цінності документів юридичних осіб, що перебувають у зоні комплектування архівного відділу. Протягом поточного року проведено 11 засідань, на яких розглянуто 109 питань.

Архівним відділом проводиться робота з належної підготовки документів, що подаються на розгляд ЕПК ДАЧО. Протягом 2019 року на розгляд вищевказаної комісії направлено: 34 описи справ постійного зберігання; 17 описів справ з кадрових питань (особового складу); 3 описи на документи особового походження; 24 акти про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду; 12 номенклатур справ на 2019 рік.

З метою висвітлення діяльності архівного відділу на вебсайті районної державної адміністрації діє розділ «Архівний відділ», який містить 12 підрубрик. Дані підрубрики постійно поновлюються та наповнюються новою інформацією.

Протягом  2019 року до архівного відділу надійшло 428 запитів, з них: 131 письмових та 297 - на особистому прийомі, з видів: 121 - соціально-правового характеру; 122 - тематичні; 181 - майнові; 4 - персональних.

На виконання Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів Національного архівного фонду в Чернігівській області на 2015-2019 роки, затвердженої наказом директора Державного архіву Чернігівської області від 01 жовтня 2014 року № 92, архівним відділом надано методичну та практичну допомогу у проведенні перевірок наявності і стану справ постійного строку зберігання працівникам 7 установ, перевірено 118 одиниць зберігання. Також проведено перевірку облікових документів 4 фондів, які зберігаються в архівному відділі, перевірено 1036 одиниць зберігання.

З метою реалізації в районі державної політики в галузі архівної справи, збереження документів НАФ, документів ліквідованих підприємств, установ та організацій щорічно архівним відділом та об’єднаним трудовим архівом готується проєкт рішення районної ради, яким затверджується Програма розвитку архівної справи в районі на відповідний рік.  Фінансове забезпечення Програми здійснюється за рахунок коштів районного бюджету та міських, сільських і селищного бюджетів, як субвенції на утримання Об’єднаного трудового архіву.