25 липня 2012
Експертиза цінності документів – запорука їх належному зберіганню»
При архівному відділі районної державної адміністрації працює експертна комісія. Її завданнями є координація роботи з проведення експертизи цінності документів юридичних осіб, що перебувають у зоні комплектування архівного відділу.
Протягом поточного періоду проведено 8 засідань експертної комісії, на яких розглядались номенклатури справ установ – юридичних осіб, описи справ постійного зберігання, описи справ з кадрових питань (особового складу), акти про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, описи цифрових фотодокументів та інші питання. За результатами розгляду відповідні документи направлялись на розгляд експертно-перевірної комісії Державного архіву Чернігівської області.
Щороку під час складання номенклатур справ, формування документів у справи і перевіряння правильності віднесення документів до відповідних справ, підготовки справ до передавання на архівне зберігання державні органи, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи і організації, які мають статус юридичної особи, повинні проводити експертизу цінності документів. Під час її проведення вирізняють чотири групи справ: постійного зберігання; тривалого (понад 10 років) зберігання; тимчасового зберігання (до 10 років включно); ті, що підлягають знищенню у зв’язку із закінченням строків їх зберігання.
Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється. Відповідні описи та акти подаються на розгляд експертної комісії архівного відділу у зоні комплектування якого перебуває установа.
Бахмацька районна газета
«Голос Присеймів’я» № 39 від 03.10.2020
Ірина Смаглюк, начальник архівного відділу
райдержадміністрації
Порядок проведення експертизи цінності документів
Порядок проведення експертизи цінності документів проводиться відповідно до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України 18 червня 2015 року № 1000/5.
Для організації та проведення експертизи цінності документів в установах, що є юридичними особами, утворюються постійно діючі експертні комісії, що діють відповідно до положень про них.
Експертиза цінності документів в установі проводиться у поточному діловодстві та в архіві установи.
У діловодстві експертиза проводиться щороку в структурних підрозділах установи безпосередньо особами, відповідальними за організацію діловодства в цих підрозділах. Організаційну та методичну допомогу у проведенні експертизи цінності надає експертна комісія архівного відділу районної державної адміністрації.
Під час проведення експертизи цінності документів у діловодстві вирізняють чотири групи справ: постійного зберігання; тривалого (понад 10 років) зберігання; тимчасового зберігання (до 10 років включно); ті, що підлягають знищенню у зв’язку із закінченням строків їх зберігання. Відбір зазначених груп документів здійснюється на підставі номенклатури справ установи, а також типових та галузевих переліків документів зі строками зберігання шляхом перегляду кожного аркуша справи.
Під час проведення експертизи цінності документів у діловодстві виявляються дублетні документи, документи, що не стосуються справи, чернетки, неоформлені копії, металеві скріплення, що підлягають вилученню зі справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання. За результатами її проведення готують справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання до передавання до архіву установи.
В архіві установи експертизу цінності документів проводять: під час складання зведених описів справ; у разі надходження документів у неупорядкованому стані; у разі закінчення строків тимчасового зберігання архівних документів; перед передаванням справ на постійне зберігання до відповідної державної архівної установи; з метою виявлення унікальних документів НАФ.
Експертиза цінності документів в архіві установи під час складання зведених описів справ передбачає аналіз складу документації установи, зокрема організаційних і розпорядчих документів, а також планової та звітної документації. ЇЇ проводяться щороку з метою виявлення документів, строк тимчасового зберігання яких закінчився. При цьому переглядаються описи справ з кадрових питань (особового складу), тривалого (понад 10 років) зберігання, у тому числі відповідні описи справ установ-попередників та ліквідованих установ.
Експертиза цінності документів Національного архівного фонду перед передаванням справ на постійне зберігання передбачає цільове вивчення документів з метою виявлення дублетних документів, документів тимчасового зберігання, які внесені до Національного архівного фонду помилково, а також документів, документна інформація яких втрачена і не підлягає відновленню в первісному або наближеному до нього вигляді.
У разі необхідності проводиться удосконалення або перероблення описів.
Бахмацька районна газета
«Голос Присеймів’я» № 18 від 07.05.2020
Ірина Смаглюк, начальник архівного відділу
райдержадміністрації
Архівна справа
Архівним відділом районної державної адміністрації виконуються запити від юридичних та фізичних осіб відповідно до Правил роботи архівних установ України та Порядку виконання архівними установами запитів.
Протягом 2019 року до архівного відділу районної державної адміністрації надійшло 428 запитів, з них: 131 письмових, 297 - на особистому прийомі, з видів: 121 – соціально-правового характеру; 122 – тематичні; 181 – майнові; 4 - персональних.
З позитивним результатом надано відповідь на 285 запитів, з негативним та про відсутність документів – 55, з рекомендацією звернутися за місцем знаходження документів – 88.
Станом на 1 січня 2020 року в архівному відділі районної державної адміністрації на зберіганні знаходиться 21511 справ управлінської документації постійного зберігання, 60 – особового походження, 407 справ та 543 бокси тимчасового зберігання (виборча документація). Також налічується 2 фонди фотодокументів, в яких зберігається 214 одиниць обліку та 1 фонд відео документів - 3 одиниці обліку.
Зі списком фондів архівного відділу районної державної адміністрації можна ознайомитись на вебсайті районної державної адміністрації.
Бахмацька районна газета
«Голос Присеймів’я» № 3 від 18.01.2020
Ірина Смаглюк, начальник архівного відділу
райдержадміністрації
Підсумки роботи експертної комісії архівного відділу райдержадміністрації
Для розгляду методичних та практичних питань, пов’язаних з проведенням експертизи цінності документів, здійснення методичного керівництва і координації діяльності експертних комісій державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та подання результатів експертизи цінності документів на розгляд експертно-перевірної комісії Державного архіву Чернігівської області в архівному відділі районної державної адміністрації створено експертну комісію.
Протягом першого півріччя 2019 року проведено 6 засідань експертної комісії, на яких розглянуто документи 18 установ: Бахмацького районного суду, Бахмацької районної державної адміністрації, Бахмацької міської, Голінської, Тиницької, Біловежівської, Гайворонської, Кропивненської, Красненської, Курінської сільських та Дмитрівської селищної рад, Бахмацького об’єднаного управління Пенсійного фонду України, ТОВ «Агро-Лада», ТОВ «Аверс», ВАТ «Дмитрівський агротехсервіс», Бахмацької районної партійної організації Аграрної партії України, окружної виборчої комісії № 208 з виборів Президента України та окружної виборчої комісії з виборів народних депутатів України одномандатного виборчого округу № 208.
Схвалено 25 описів справ постійного зберігання; 16 описів справ з кадрових питань (особового складу); 16 актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду; 12 номенклатур справ на 2019 рік; 1 опис на документи особового походження; 2 описи цифрових фотодокументів.
Бахмацька районна газета «Голос Присеймів’я» № 33 від 17.08.2019
Ірина Смаглюк, начальник архівного відділу райдержадміністрації
Архів – це дім, у стінах якого живе історія
Однією із форм роботи архівного відділу районної державної адміністрації є надання архівної інформації з певного питання на запити громадян та фізичних осіб. Надання інформації здійснюється шляхом видавання або надсилання архівних довідок, копій, витягів.
Протягом 2018 року до архівного відділу районної державної адміністрації надійшло 415 запитів, з них: 140 письмових, 275 - на особистому прийомі, з видів: 85 – соціально-правового характеру; 52 – тематичні; 274 – майнові; 4 - персональні.
З позитивним результатом надано відповідь на 305 запитів, з негативним та про відсутність документів – 67, з рекомендацією звернутися за місцем знаходження документів – 43.
Станом на 1 січня 2019 року в архівному відділі районної державної адміністрації зберігаються документи 136 фондів, в яких міститься 21179 справ постійного зберігання та особового походження, 349 справ та 96 боксів тимчасового зберігання (виборча документація). Також налічується 2 фонди фотодокументів, в яких зберігається 214 одиниць обліку та 1 фонд відеодокументів, в якому зберігається 3 одиниці обліку.
Зі списком фондів архівного відділу районної державної адміністрації можна ознайомитись на веб-сторінці Бахмацької районної державної адміністрації офіційного веб-сайту Чернігівської обласної державної адміністрації в рубриці архівного відділу районної державної адміністрації в підрубриці «Список фондів».
Бахмацька районна газета «Голос Присеймів’я» № 2 від 12.01.2019
Ірина Смаглюк, начальник архівного відділу райдержадміністрації
Відповідно до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5, у кожній установі має проводитись експертиза цінності документів та їх описування. Для її організації та проведення в установах, що є юридичними особами, утворюються експертні комісії, що діють відповідно до положень про них.
Під час проведення експертизи цінності документів у діловодстві вирізняють чотири групи справ: постійного зберігання; тривалого (понад 10 років) зберігання; тимчасового зберігання (до 10 років включно); ті, що підлягають знищенню у зв’язку із закінченням строків їх зберігання.
За результатами експертизи цінності документів складаються відповідні описи та акти про вилучення для знищення документів, які подаються на розгляд експертній комісії архівного відділу районної державної адміністрації (далі – ЕК відділу).
Завданням ЕК відділу є координація роботи з проведення експертизи цінності документів державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об’єднань громадян, релігійних організацій, музеїв і бібліотек, що перебувають у зоні комплектування відділу.
Протягом поточного періоду 2018 року проведено 7 засідань ЕК відділу, на яких розглянуто та схвалено: 20 описів справа постійного зберігання на 280 справ; 18 описів справ з кадрових питань (особового складу) на 178 справ; 14 актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, на 1541 справу; 25 номенклатур справ; 1 опис відеодокументів на 2 одиниці обліку; 2 фотоописи на 122 одиниці обліку; 4 удосконалені та передруковані описи справ постійного зберігання на 60 справ; 4 положення про архівні підрозділи установ; 3 інструкції з діловодства установ; нові списки установ у яких формуються та не формуються документи НАФ.
Бахмацька районна газета «Голос Присеймів’я» № 44 від 03.11.2018
Ірина Смаглюк, начальник архівного відділу райдержадміністрації
Діяльність будь-якого підприємства, установи, організації має своє документальне відображення. Природно, з місяця в місяць, з року в рік обсяги офіційних паперів зростають. І зрештою виникає запитання: що робити з такою кількістю документації, як її зберегти, чи можна позбутися її і яким чином?
Відповідно до пункту 1 глави 1 розділу 5 Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.
Для організації та проведення експертизи цінності документів в установах утворюються постійно діючі експертні комісії (далі – ЕК), що діють відповідно до положень про них, розроблених на підставі Типового положення про ЕК державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації.
Експертиза цінності документів у діловодстві проводиться щороку. Під час її проведення вирізняють чотири групи справ: постійного зберігання; тривалого (понад 10 років) зберігання; тимчасового зберігання (до 10 років включно); ті, що підлягають знищенню у зв’язку із закінченням строків їх зберігання.
Під час проведення експертизи цінності документів виявляються дублетні документи, документи, що не стосуються справи, чернетки, неоформлені копії, металеві скріплення, що підлягають вилученню зі справ постійного та тривалого зберігання.
За результатами цільового вивчення документів складається акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (далі – НАФ).
Терміни зберігання документів визначаються Переліком типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів.
Справи включаються в акт якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 01 січня року, в якому складено акт. Наприклад, справи з трирічним строком зберігання, закінчені у 2014 році, можуть включатися в акт, що буде складений не раніше 01 січня 2018 року, з п’ятирічним строком зберігання – не раніше 01 січня 2020 року, з урахуванням приміток, зазначених у відповідних переліках документів зі строками зберігання.
Установи, у діяльності яких утворюються документи НАФ, подають схвалені ЕК установи акти, разом з описами справ постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу) на розгляд ЕК архівного відділу районної державної адміністрації та експертно-перевірній комісії (далі – ЕПК) Державного архіву Чернігівської області.
Установи, у діяльності яких не утворюються документи НАФ, подають схвалені ЕК установи акти, разом з описами справ з кадрових питань (особового складу) на розгляд ЕК архівного відділу районної державної адміністрації та ЕПК Державного архіву Чернігівської області.
У разі внесення до акта, первинної фінансової та бухгалтерської документації до нього додається довідка про проведення перевірки органами Державної фіскальної служби з питань дотримання податкового законодавства, а для органів виконавчої влади, державних фондів, бюджетних організацій, суб’єктів господарювання державного сектору економіки, підприємств і організацій, які отримували кошти з бюджетів усіх рівнів та державних фондів або використовували державне чи комунальне майно, – ревізії, проведеної органами державної контрольно-ревізійної служби за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності.
І тільки після погодження (схвалення) акту про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, установа має право знищити документи.
Бахмацька районна газета «Голос Присеймів’я» № 26 від 30.06.2018
Ірина Смаглюк, начальник архівного відділу райдержадміністрації
Основними формами використання відомостей, що містяться в архівних документах, є: інформаційне забезпечення користувачів за їх запитами; експонування документів (або їх копій) на виставках; видавання документів у тимчасове користування; публікація архівних документів та оприлюднення відомостей, що в них містяться, у засобах масової інформації; проведення інформаційних заходів.
Протягом 2017 року до архівного відділу районної державної адміністрації надійшло 306 запитів, з них: 88 письмових, 218 - на особистому прийомі, з видів: 73 – соціально-правового характеру; 66 – тематичного; 167 – майнового.
З позитивним результатом надано відповідь на 242 запити, з негативним та про відсутність документів – на 46, з рекомендацією звернутися за місцем знаходження документів – 18. Найбільше запитів надійшло майнового характеру.
Станом на 1 січня 2018 року в архівному відділі районної державної адміністрації зберігаються документи 136 фондів, в яких міститься 20840 справ постійного зберігання та особового походження, 343 справи та 95 боксів тимчасового зберігання (виборча документація). Також налічується 2 фонди фотодокументів, в яких зберігається 92 одиниці обліку та 1 фонд відеодокументів.
Зі списком фондів відділу можна ознайомитись на веб-сторінці Бахмацької райдержадміністрації офіційного веб-сайту Чернігівської облдержадміністрації в рубриці архівного відділу райдержадміністрації в підрубриці «Список фондів».
Бахмацька районна газета «Голос Присеймів’я» № 2 від 13.01.2018
Ірина Смаглюк, начальник архівного відділу райдержадміністрації
Одним із завдань архівного відділу районної державної адміністрації є здійснення управління архівною справою і діловодством на території району. Тому для керівників державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій не зайвим буде нагадати, що незабаром закінчиться діловодний рік і кожна установа повинна провести систематизацію справ сформованих протягом року та розробити нову номенклатуру справ на наступний рік.
Номенклатура справ - це обов’язковий для кожної установи систематизований і проіндексований список назв справ із зазначенням строків їх зберігання. Вона забезпечує обгрунтований розподіл документів, встановлення єдиної системи формування справ, їх облік, швидкий пошук документів за змістом та різновидом, відбір документів у процесі діловодства для державного зберігання.
Існують три види номенклатури справ: типова, примірна та індивідуальна.
Незалежно від наявності типової чи примірної номенклатури справ кожна установа повинна мати власну номенклатуру справ.
Строки зберігання документів зазначаються в номенклатурі справ на підставі «Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів», затвердженого Наказом Міністерства юстиції України 12.04.2012 № 578/5 та відомчих переліків.
Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важливість документів, включених до справи, їх взаємозв’язок. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі - щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. У кожній з цих груп документи також розміщуються з урахуванням важливості та строків зберігання.
Для документів, не передбачених діючими переліками, строки зберігання визначаються на підставі їх вивчення експертною комісією установи.
Установи, у діяльності яких утворюються документи НАФ, погоджують ці строки з експертно-перевірною комісією Державного архіву Чернігівської області (далі – ЕПК ДАЧО), у діяльності яких не утворюються документи НАФ - з експертною комісією (далі – ЕК) органу вищого рівня (за наявності).
Для справ, сформованих із копій документів, встановлюється строк зберігання «Доки не мине потреба» незалежно від строку зберігання оригіналів документів.
Номенклатура справ установи підлягає погодженню з ДАЧО або схваленню органом вищого рівня один раз на п’ять років або невідкладно в разі істотних змін у власності майна, структурі, функціях та характері роботи установи, втрати чинності типовим (галузевим) переліком документів із зазначенням строків їх зберігання.
Відповідальність за складання номенклатури справ в установах покладається на самостійні структурні підрозділи з діловодства, загальні відділи, канцелярії тощо або особу, відповідальну за діловодство в установі, - секретаря, діловода.
Архівна справа України налічує кількасотлітню історію.
Перші сховища документів були засновані на території нашої держави ще в часи Київської Русі в IX-X століттях. Традиції зберігання важливих документів відомі в Галицько-Волинській державі, Великому Князівстві Литовському, в часи козацької доби.
З XIX століття розпочались спроби наукового осмислення діяльності архівних установ. Із початку XX століття архіви перетворились із сховищ відпрацьованих документів на скарбниці безцінної інформації про минуле. Події 1917-1920 років стали поворотним рубежем в історії архівної справи. Вони вплинули на архіви двояко. У 1917 році територія нашої держави була поділена між Австро-Угорщиною і Росією, які воювали між собою в Першій світовій війні. Безперечно, в умовах Першої світової війни і революційних подій архіви зазнали величезних втрат. Проте був і інший бік медалі. Архівна справа в таких важких умовах вийшла на якісно новий рівень.
Після створення Центральної Ради в часи УНР було здійснено цілий ряд заходів для збереження архівів та мінімізації негативного впливу бурхливих революційних подій.
Про підвищення ролі архівів та їх важливе значення для української держави свідчить створення восени 1917 року бібліотечно-архівного відділу при департаменті мистецтв Генерального Секретаріату Української Центральної Ради, основними напрямками діяльності якого були: реєстрація архівів Української держави, складання їх детальних описів, розширення діяльності існуючих архівних комісій та утворення нових.
Восени 1917 року в Петрограді з ініціативи Генерального Секретаріату було створено комісію, яка почала реєструвати предмети і документи історичного минулого України в фондах петроградських архівів, музеїв та навіть приватних колекціях. Уряд Центральної Ради надавав також важливого значення розбудові системи державних архівних установ.
В березні 1918 року при Головному управлінні Генштабу був створений Державний військово-історичний архів. На нього покладались функції архівного управління, яке мало організувати військово-історичні архіви.
Реалізацією державної політики в архівній галузі району забезпечують архівний відділ районної державної адміністрації, комунальна установа районної ради «Об’єднаний трудовий архів Бахмацького району», органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації усіх форм власності.
Архівний відділ райдержадміністрації здійснює управління архівною справою та діловодством на території району. Забезпечує приймання, зберігання, облік і охорону: документів Національного архівного фонду; документів особового походження; фотодокументів та аудіовізуальних документів, що мають значення для вивчення історії району; друкованих, ілюстрованих та інших матеріалів, що використовуються для довідково-інформаційної роботи; облікових документів і довідкового матеріалу до них.
На зберіганні у відділі знаходиться 134 фонди управлінської документації та 1 фонд особового походження. Всього 135 фондів, у тому числі 39 фондів періоду незалежності. В даних фондах зберігається 20670 справ постійного зберігання управлінської документації та 44 справи особового походження. Також налічується 1 фонд фотодокументів, в якому зберігається 58 одиниць обліку. У поточному році відкрито новий фонд відеодокументів, де зберігається 1 одиниця обліку.
Протягом 2016 року архівним відділом районної державної адміністрації виконувались запити від юридичних та фізичних осіб відповідно до Правил роботи архівних установ України та Порядку виконання архівними установами запитів.
До відділу надійшло 204 запити, з них: 84 письмових, 120 - на особистому прийомі, з видів: 31 – соціально-правового характеру; 43 – тематичного; 4 – персонального; 126 – майнового характеру.
З позитивним результатом надано відповідь на 163 запити, з негативним – на 25, з рекоменда¬цією звернути¬ся за місцем знаходження документів – 16.
Станом на 1 січня 2017 року у відділі зберігаються документи 135 фондів, в яких міститься 19 891 справа постійного зберігання управлінської документації та 354 справи тимчасового зберігання. Також налічується 1 фонд фотодокументів, в якому зберігається 34 одиниці обліку.
Зі списком фондів відділу можна ознайомитись на веб-сторінці Бахмацької райдержадміністрації офіційного веб-сайту Чернігівської облдержадміністрації в рубриці архівного відділу райдержадміністрації в підрубриці «Список фондів».
При архівному відділі районної державної адміністрації діє експертна комісія. Її завданнями є координація роботи з проведення експертизи цінності документів юридичних осіб, що перебувають у зоні комплектування архівного відділу, розгляд питань про долучення до архівних документів спростування недостовірних відомостей про особу, що містяться в таких документах.
ЕК архівного відділу районної державної адміністрації приймає рішення про схвалення і подання до експертно-перевірної комісії Державного архіву Чернігівської області списків юридичних та фізичних осіб, що є джерелами формування Національного архівного фонду; описів справ постійного зберігання, внесених до НАФ, та описів справ з кадрових питань (особового складу), актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, номенклатур справ юридичних осіб, що є джерелами формування НАФ; актів про вилучення документів з НАФ, актів про невиправні пошкодження документів НАФ, які зберігаються в архівному відділі.
Також ЕК архівного відділу приймає рішення про схвалення описів справ з кадрових питань (особового складу), актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, юридичних осіб у діяльності яких не утворюються документи НАФ; інструкцій з діловодства, положень про служби діловодства, архівні підрозділи та ЕК юридичних осіб, що є джерелами формування НАФ.
Протягом поточного року на засіданнях ЕК архівного відділу розглянуто, схвалено та направлено на розгляд ЕПК ДАЧО: 44 описи справ постійного зберігання, 31 опис з кадрових питань (особового складу), 26 актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, 4 номенклатури юридичних осіб, що є джерелами формування НАФ та 7 описів з кадрових питань (особового складу) ліквідованих юридичних осіб у діяльності яких не утворюються документи НАФ. Також розглянуто та схвалено 2 описи з кадрових питань (особового складу), 1 акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, юридичних осіб у діяльності яких не утворюються документи НАФ.
Щороку під час складання номенклатур справ, формування документів у справи і перевіряння правильності віднесення документів до відповідних справ, підготовки справ до передавання на архівне зберігання державні органи, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи і організації, які мають статус юридичної особи, повинні проводити експертизу цінності документів. Під час її проведення вирізняють чотири групи справ: постійного зберігання; тривалого (понад 10 років) зберігання; тимчасового зберігання (до 10 років включно); ті, що підлягають знищенню у зв’язку із закінченням строків їх зберігання. Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється. Відповідні описи та акти подаються на розгляд ЕК архівного відділу у зоні комплектування якого перебуває установа.
Порядок виготовлення, засвідчення та видавання копій документів визначається інструкцією з діловодства установи. Установа має право засвідчувати копії документів, що створюються в ній, за винятком копій документів, які відповідно до законодавства потребують засвідчення в нотаріальному порядку. Дозволяється виготовляти копію із засвідченої копії документа, якщо оригінал відсутній або його отримати неможливо.
Копія документа повинна відповідати оригіналу, тобто повністю відтворювати інформацію оригіналу і всі його зовнішні ознаки або їх частину. Не допускається виготовляти копії документів з нерозбірливим текстом, підчистками, приписами та іншими необумовленими виправленнями. Напис про засвідчення копії складається зі слів «Згідно з оригіналом», назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів (ініціалу імені) та прізвища, дати засвідчення копії. Напис про засвідчення копії скріплюється відбитком печатки відповідного структурного підрозділу установи або печатки «Для копій». У випадках, визначених законодавством, копії документів засвідчуються відбитком печатки установи. На лицьовому боці у верхньому правому куті першого аркуша документа проставляється відмітка «Копія».
Із службового документа можуть виготовлятись витяги, якщо немає необхідності виготовляти копію. Витяг оформлюється на загальному бланку установи.
Особливим видом копії документа є дублікат – повторно оформлений службовий документ для використання замість втраченого чи пошкодженого оригіналу (диплома, свідоцтва, трудової книжки тощо), що має таку саму юридичну силу. Дублікат виготовляється на такому самому бланку, що й оригінал, та містить інформацію, аналогічну інформації в оригіналі. На ньому проставляються відбиток печатки установи і підписи посадових осіб, які мають право підпису цих документів на момент оформлення дубліката. На дублікаті проставляється у правому верхньому куті відмітка «Дублікат».
Наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5 затверджено Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (далі – Правила).
Ці Правила встановлюють єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності (далі – установи). Вони є нормативно-правовим актом, обов’язковим для виконання всіма установами.
Особливості організації діловодства зі службовими документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, діловодства за зверненнями громадян щодо запитів на інформацію в окремих галузях та сферах суспільних відносин визначаються іншими нормативно-правовими актами.
Особливості організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, роботи з електронними документами та їх підготовки до передавання на архівне зберігання визначаються Порядком роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5.
Вимоги цих Правил щодо роботи з первинно-обліковою, банківською, фінансовою, звітно-статистичною, науково-технічною та іншою спеціальною документацією поширюються лише в частині загальних принципів роботи з документами, а також з підготовки документів до передавання на архівне зберігання. Щодо забезпечення збереженості, обліку і користування документами поширюються на архіви, що зберігають документи з паперовими носіями інформації.
Керівник установи відповідає за збереженість службових документів та інформації, яку вони містять, функціонування системи захисту документаційного фонду від незаконного доступу, втрату і несанкціоноване знищення документів, порушення правил користування документами.
За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах відповідають їх керівники.
Установи організовують діловодство відповідно до затвердженої інструкції з діловодства установи.
З повним текстом Правил організації діловодства та архівного зберігання документів можна ознайомитись на веб-сторінці офіційного веб-сайту районної державної адміністрації у розділі «Архівний відділ» у підрубриці «Корисна інформація».
Протягом 2015 року архівним відділом районної державної адміністрації виконувались запити від юридичних та фізичних осіб відповідно до Правил роботи архівних установ України та Порядку виконання архівними установами запитів.
До відділу надійшло 238 запитів, з них: 96 письмових, 142 - на особистому прийомі, з видів: 38 – соціально-правового характеру; 81 – тематичного; 2 – персонального; 117 – майнового характеру.
З позитивним результатом надано відповідь на 189 запитів, з негативним – на 38, з рекоменда¬цією звернути¬ся за місцем знаходження документів – 11.
Станом на 1 січня 2016 року в архівному відділі районної державної адміністрації на зберіганні знаходиться 19 тис. 463 справи управлінської документації постійного зберігання та 346 справ тимчасового зберігання. З списком фондів архівного відділу районної державної адміністрації можна ознайомитись на веб-сторінці Бахмацької райдержадміністрації офіційного веб-сайту Чернігівської облдержадміністрації в рубриці архівного відділу райдержадміністрації в підрубриці «Список фондів».
7 жовтня проведено засідання експертної комісії архівного відділу Бахмацької районної державної адміністрації. Засідання провела голова експертної комісії Смаглюк І.Г., начальник архівного відділу районної державної адміністрації.
На засіданні експертної комісії розглянуті описи справ та акти про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, Бахмацького районного суду, Бахмацької об’єднаної державної податкової інспекції ГУ ДФС у Чернігівській області, Красилівської, Городищенської та Тиницької сільських рад, відділу Держземагенства у Бахмацькому районі. За результатами розгляду схвалено: описи на 369 справ постійного зберігання, на 125 справ з кадрових питань (особового складу), 4 акти про вилучення для знищення документів на 914 справ. Також прийнято рішення про направлення описів та актів за розгляд засідання експертно-перевірної комісії Державного архіву Чернігівської області.
Порядок роботи з документами від їх створення в діловодстві до передавання на постійне зберігання, підвищення ефективності організації архівної справи в установах, суворе дотримання вимог законодавчих та нормативно-правових актів з питань архівної справи та діловодства визначено Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України № 16 від 16.03.2001 (далі - Правила). Дані Правила є нормативно-правовим актом, обов'язковим для виконання всіма установами незалежно від форм власності.
Не дозволяється знищувати документи без проведення експертизи їх цінності. Про це зазначено в п. 4 Правил. Експертиза цінності документів - всебічне вивчення документів з метою внесення їх до Національного архівного фонду або вилучення з нього, проведення грошової оцінки документів Національного архівного фонду, віднесення їх до категорії унікальних і встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до Національного архівного фонду.
Під час проведення експертизи цінності здійснюється відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, визначення документів тимчасового зберігання, вилучення для знищення документів і справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися.
За результатами експертизи цінності в установі складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу), а також акти про вилучення для знищення справ, не внесених до Національного архівного фонду. При цьому враховуються такі примітки, як "Доки не мине потреба", "До заміни новими", "Після закінчення строку договору" тощо.
Справи включаються в акт про вилучення їх для знищення, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, у якому складений акт. Наприклад, в акт, який складається у 2015 році справи з трирічним строком зберігання можуть бути включені для знищення по 2011 рік включно, з п'ятирічним строком зберігання - по 2009 рік включно. Назви однорідних справ, відібраних до знищення, уносяться в акт під загальним заголовком із зазначенням років знищення та кількості справ, включених до кожної групи.
Відбір документів, строки зберігання яких закінчилися, та складання акта про вилучення цих документів для знищення здійснюються після зведення описів справ установи за відповідний період. Зведені описи і акт розглядаються експертною комісією установи одночасно. Схвалені описи справ, акти про вилучення для знищення документів разом подаються на розгляд ЕК архівного відділу райдержадміністрації у зоні комплектування якого перебуває установа.
Після схвалення описів та акту ЕК архівного відділу райдержадміністрації установа має право знищувати документи.
Друга світова війна, яка тривала з 1 вересня 1939 року по 2 вересня 1945 року, стала найжорстокішим і найкривавішим воєнним конфліктом в історії людства. У неї була втягнута 61 держава, на території яких проживало 80% населення Землі. Воєнні дії велися на території 40 країн. Війна коштувала людству 65-67 млн. життів.
Україна опинилася в епіцентрі війни вже у вересні 1939 року. Щонайменше 5,3 млн. чоловік, або один із шести мешканців України, загинув у цій бійні. 2,4 млн. українців було вивезено для примусової праці до Німеччини. Ущент чи частково було зруйновано понад 700 великих і малих міст та 28 тис. сіл, унаслідок чого безпритульними залишилося близько 10 млн. чоловік. Загальні втрати економіки України сягнули 40%. Удруге, за трохи більше як 10 років, Україна тяжко постраждала від жорстоких ексцесів тоталітарних режимів.
У архівному відділі районної державної адміністрації зберігаються спогади про події у ці роки Смільгевич Тетяни Іванівни, Оверченка Івана Герасимовича, Бережного Миколи Панасовича, Буток Марії Володимирівни, Іванька Володимира Андрійовича, Сухобокова Василя Олексійовича, Крисенка Михайла Ларіоновича, Кононова Сидора Олексійовича, Терехова Павла Петровича.
Ось уривки із спогадів Оверченка Івана Герасимовича, жителя м. Бахмач.
«Був призваний в ряди Червоної Армії Бахмацьким військкоматом 20 листопада 1940 року. Разом з бахмачанами був направлений в м. Ровно. Зарахований в 46 окрему танкову бригаду ім. Богомолова…
На той час вже вся Європа була під кованим фашистським чоботом і особливо у нас, на західних областях, вже пахло грозою війни. Ми ще в березні 1941 року знали, що буде війна…
Нас незабаром відправили в м. Володимир-Волинський в 41 танкову дивізію. Там і розпочалася для мене війна. Наш окремий танковий батальйон відправили за 300 км від кордону.
21 червня командир батальйону старший лейтенант Чорноморець вишикував в шеренгу механіків-водіїв і об’явив, що можливий початок війни. Слід зазначити, що ми на той час не були готові до ведення військових дій. Навіть у нас у танках не було снарядів. Були тільки патрони до кулеметів…
У перші місяці війни пройшли з боями Маневічі, Луцьк, Червоноармійськ. Нам увесь час було незрозуміло чому відступаємо. Чому сила на стороні ворога.
Те, що ми бачили на війні, ніколи не забути: це страждання, біль, сльози, муки нашого народу…»
Підстава: фонд № 225, опис № 1, справа № 15.
Протягом 2014 року до архівного відділу районної державної адміністрації надійшло від юридичних осіб та громадян 217 запитів із видів: 42 – соціально-правового характеру; 22 – тематичного; 1 – персонального; 152 – майнового. З позитивним результатом надано відповідь на 181 запит, з негативним – 36.
Як видно з вищевказаного, найбільше запитів надходить майнового характеру. Це надання рішень виконавчих комітетів про приватизацію земельних ділянок, про виділення земельних ділянок під забудову, про введення в експлуатацію будинків, гаражів, про оформлення права власності на будинки, магазини, прийом в комунальну власність будинків, надання розпоряджень щодо затвердження схеми організації земельних паїв, розміру земельної частки, видачі Державних актів тощо.
Станом на 1 січня 2015 року в архівному відділі районної державної адміністрації на зберіганні знаходиться 18916 справ з 128 фондів юридичних осіб. З списком фондів архівного відділу районної державної адміністрації можна ознайомитись на веб-сторінці Бахмацької райдержадміністрації офіційного веб-сайту Чернігівської облдержадміністрації в рубриці архівного відділу райдержадміністрації в підрубриці «Список фондів».
Номенклатура справ є систематизованим переліком найменувань справ, створюваних у діловодстві установи, оформлених у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.
Номенклатура справ є обов'язковим для кожної установи інформаційним довідником, який складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документів за змістом і видом та їх відбору для внесення до складу Національного архівного фонду.
Існують три види номенклатур справ: типова, примірна та індивідуальна. Незалежно від наявності типової чи примірної номенклатури справ кожна установа повинна мати індивідуальну номенклатуру справ.
Під час складання індивідуальної номенклатури справ необхідно мати на увазі, що:
- вона складається на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності;
- з примірної номенклатури справ до індивідуальної переносяться тільки ті заголовки справ, документи яких фактично утворюються в діяльності установи. Дозволяється включати заголовки справ, не передбачені примірною номенклатурною;
- під час складання індивідуальної номенклатури справ необхідно уточнювати, конкретизувати заголовки справ, які наведені у примірній номенклатурі справ;
- залежно від обсягу документів у справі та строків їхнього зберігання в індивідуальній номенклатурі справ дозволяється об’єднувати чи дрібнити справи, зазначені у примірній номенклатурі справ;
- строки зберігання справ, передбачені примірною номенклатурою, переносяться до індивідуальної.
Індивідуальна номенклатура справ підлягає переоформленню у разі суттєвих змін у структурі чи напрямках діяльності, але не рідше одного разу на 5 років. За відсутності таких змін наприкінці кожного діловодного року номенклатура справ обов’язково має бути уточнена, передрукована й затверджена на поточний рік керівником установи.
Строки зберігання справ визначаються Переліком типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим Наказом Міністерства юстиції України 12.04.2012 № 578/5. Для справ, не передбачених Переліком, строки зберігання встановлюються на підставі їх вивчення експертною комісією установи.
Архівна довідка – підготовлений за запитом громадянина та офіційно засвідчений документ, що має юридичну силу і містить (підтверджує) інформацію про предмет запиту на підставі архівних документів із зазначенням їх пошукових даних.
Архівний витяг – офіційно засвідчений документ, що містить точне знакове відтворення частини тексту письмового або зображення графічного архівного документа, що стосується певного питання, факту або особи.
Архівна копія – офіційно засвідчений документ, що містить точне знакове відтворення машинописним, фото- та електрографічним або іншим способом усього тексту письмового або зображення графічного архівного документа.
Запити, що надходять до архіву поділяються на такі види: соціально-правового характеру; тематичні; персональні; майнові.
Запити соціально-правового характеру - запити фізичної або юридичної особи, пов’язані із соціальним захистом, спрямовані на забезпечення їх законних прав та інтересів, у тому числі пенсійне забезпечення та отримання пільг і компенсацій відповідно до законодавства та міжнародних зобов’язань України.
Тематичні - запити, що стосуються надання інформації з певної проблематики, теми, події, факту за визначений хронологічний період. Різновидом тематичного запиту є фактографічний запит щодо встановлення або підтвердження певного факту, події, дати.
Персональні - запити, до яких належать біографічні, генеалогічні запити, що можуть стосуватися як самого заявника, так і інших осіб.
Біографічний запит стосується інформації про перебіг життя та уточнення біографічних фактів фізичної особи.
Генеалогічний запит має на меті надання інформації для встановлення родового та родинного зв’язку і має містити інформацію про двох або більше осіб, пов’язаних таким зв’язком, про історію сім’ї, роду.
Майнові - запити, що стосуються підтвердження майнових прав на землю та нерухоме майно (виділення земельних ділянок під будівництво об'єктів господарства, установ, закладів, житлових будинків, допоміжних приміщень; надання дозволу на реконструкцію та перебудову існуючих споруд; закріплення прибудинкової території за будинковолодіннями; введення в експлуатацію будівель та господарчих споруд; виділення житла; продаж домоволодінь; виготовлення копій ситуаційних, будівельних планів та відповідних рішень виконкомів).
Однією із форм роботи архівного відділу райдержадміністрації є надання архівної інформації з певного питання на запити громадян та фізичних осіб. Надання документної інформації здійснюється шляхом видавання або надсилання архівної довідки, архівних копій та витягу.
У 2013 році до архівного відділу райдержадміністрації надійшло 193 запити від громадян та 25 від юридичних осіб. За результатами їх розгляду видано 166 довідок з позитивною відповіддю та 52 – з негативною. На особистий прийом до відділу звернулось 167 громадян.
Строк виконання запиту не перевищує 30 днів із дня його реєстрації. У разі виконання запиту без перегляду архівних документів строк його виконання становить 15 днів з дати реєстрації. Загальний строк виконання запиту не повинен перевищувати 45 днів.
Непрофільний запит впродовж 5 днів із дати його реєстрації в архіві пересилається за місцем зберігання затребуваних документів, про що інформується заявник або йому письмово надаються відповідні рекомендації.
28 липня – День хрещення Київської Русі. Це свято існує всього декілька років, хоча і прославляє собою подію, що трапилася багато століть тому. Сам же історичний День хрещення Київської Русі був відзначений в 988 році. Ця подія стала ключовою і вирішальною в подальшому розвитку всієї Київської Русі. Хрещення пов’язувалось з ім’ям князя Володимира Великого, якого церква визнала рівноапостольним. У 983 році військо князя Володимира здійснило похід на ятвягів. Князь захопив Херсонес, який тоді належав Візантійській імперії і зажадав руки Анни, що була сестрою візантійських імператорів Василя і Костянтина. Інакше Володимир Святославович погрожував завоювати Константинополь.
Анна довго не погоджувалася, оскільки їй це одруження здавалося полоном, і було ненависнішим аніж смерть. Але після вмовлянь братів із великим смутком вона попрощалася з рідними та відправилася в дорогу. Перед її від’їздом грецькі царі поставили Володимиру умову, щоб він перед одруженням прийняв християнську віру, оскільки не прийнято було у християн видавати своїх жiнок за язичників. І Володимир був змушений погодитися.
І попливла Анна в кораблі з Царграда до Корсуня через Чорне море до Володимира Святославовича. Як повідомляє літописець, в цей час у князя розболілися очі, і він став погано бачити. Коли Анна про це дізналася, то порадила Володимирові якомога швидше хреститися, щоб отримати зцілення. І Корсунський єпископ із православними священиками хрестили Володимира (у хрещенні отримав ім’я Василь). І диво сталося: під час обряду хрещення Володимир прозрів, вигукнувши: «Тепер я побачив Бога Істинного!».
Оцінивши всю значущість події, багато людей пішло за князем. А в 988 році була хрещена вся Київська Русь. На її території почали активно зводити православні храми. Один з храмів Володимир Великий побудував в Херсонесі, який повернув Візантії в якості викупу за дружину.
Людям із порушенням зору
meet_your_child.jpg)
